Как выбрать ведущего: первый телефонный разговор

Где искать ведущего?

Где искать ведущего – этот вопрос встает практически перед всеми молодоженами, которые начинают готовиться к будущей свадьбе. Существуют 4 основных пути поиска ведущего свадьбы:

1. довериться собственному опыту
2. прислушаться к мнению друзей
3. обратиться в агентство
4. начать поиск в Интернете.

Собственный опыт

Наверняка на свадьбах друзей вы видели ведущих, которые показали себя с хорошей стороны. Стоит ли искать еще или «от добра добра не ищут»? Если ведущий вам очень понравился, но вы боитесь повторений на своей свадьбе, мы бы советовали обратиться к нему еще раз. У хорошего свадебного ведущего с большим опытом всегда есть идеи, как сделать несколько свадеб непохожими друг на друга и при этом настоящими и искренними. Если же ведущий скорее «не испортил свадьбу», чем провел ее на отлично, то мы советуем поискать еще.

Мнение друзей и знакомых

Этот способ поиска ведущего, наверное, самый противоречивый, но при этом один из самых надежных. Если ваши знакомые, говорят, что остались в «полном восторге» от того ведущего, которого видели на одной из свадеб – безусловно стоит с ним встретиться. Однако полагаться целиком на мнение знакомых не нужно, так как у всех свои вкусы и представления о свадьбе. То, что интересно другим, может быть абсолютно неприемлимо для вас. А вот, если ваше впечатление после встречи с ведущим и мнение друзей совпали, то это уже веский повод пригласить именно этого ведущего.

Услуги агентства

Как правило, свадебные агентства смогут предложить вам несколько кандидатур, и, скорее всего, эти ведущие будут хорошими, поскольку агентства дорожат своей репутацией и стараются работать с проверенными и надежными подрядчиками. Минусом днного варианта могут стать дополнительные расходы, связанные со стоимостью услуг агентства.

Поиск в Интернете

Интернет, пожалуй, является самым обширным источником информации. С чего начать поиск в Cети? Конечно, сначала становится немного страшно, поскольку выбор огромен. Но и в Интернете есть основные пути поиска:

Поисковые системы (Яндекс, Google)

В этом варианте все достаточно просто. Введите в адресную строку запрос «ведущий на свадьбу» и изучайте результаты поиска. Не ограничивайте круг кандидатур первыми 3-5 строками поиска. Ищите вдумчиво и не торопясь

Обратите внимание на платную рекламу в поисковых системах (Яндекс.Директ). Ведущие, которые таким образом размещают свою рекламу, тратят на нее деньги, следовательно они эти деньги зарабатывают, а значит много работают и имеют опыт

Профессиональные порталы

Сайты вроде baza-artistov.ru, partyinfo.ru, eventkatalog.ru – это своеобразные каталоги подрядчиков, которые имеют отношение к организации и проведению мероприятий. Попробуйте поискать ведущих на них

И, конечно, обращайте внимание на отзывы, тем более, что на этих ресурсах отзывы, в основном, оставляют коллеги-профессионалы.  

Свадебные форумы и порталы

Данные ресурсы хороши тем, что вы можете ознакомиться с мнениями настоящих и будущих молодоженов

Практически на всех форумах есть разделы «Белый список» и «Черный список», в которых вы сможете найти исчерпывающую информацию о кандидатуре.Небольшой нюанс: обращайте внимание на то, давно ли комментатор зарегистрирован на портале и его количество сообщений. Если пользователь недвано зарегистрирован на форуме и за это время написал 2-3 сообщения, то подобная «реклама» может не соответствовать действительности

Кроме того, при чтении отзывов, необходимо, также как и при учете мнения знакомых, помнить, что ваши предпочтения могут сильно отличаться от предпочтений авторов отзывов.

Личные сайты ведущих

В конечном итоге, при поиске в Интернете будущие молодожены попадают на сайты ведущих. Для начала стоит отметить, что у хорошего свадебного ведущего должен быть свой сайт, который содержит максимально подробную информацию

На что стоит обратить внимание на сайте ведущего?Во-первых, на внешность ведущего. Ведущий должен быть вам симпатичен

Вряд ли вы сможете довериться человеку, который не вызывает у вас симпатию.Во-вторых, демонстрационные видеоролики. По ним вы сможете оценить профессиональные навыки: то как ведущий разговаривает, умение держаться на публике, манера ведения. В идеале демо-ролик должен быть смонтирован из фрагментов нескольких свадеб, что будет свидетельствовать о том, что ведущий провел, как минимум, не одно мероприятие и постарался отобрать качественный материал.

Частный случай: если вам нужно «вызвонить» человека для своего шефа

Рассмотрим частный случай, в котором многие теряются. Когда руководителю некогда самому «вызванивать» нужного ему человека (либо неудобно помнить, что он пообещал позвонить в определенное время), он просто просит своего секретаря (помощника) соединить его с нужным человеком побыстрее (или в определенное время). Со своими сотрудниками у руководителя обычно сложностей не возникает, как правило, просят соединить с деловыми партнерами или иными «независимыми» лицами, к которым нужно относиться с особым почтением. Как к ним обратиться и что сказать? В каком порядке действовать секретарю?

1

Чтобы, дозвонившись важному лицу, не пришлось говорить что-то вроде «ой, извините, мой директор сейчас занят, я соединю вас попозже», сначала нужно позвонить своему руководителю и уточнить у него готовность к разговору:. Пример 11
 

Пример 11
 

И только напомнив о звонке своему руководителю и получив от него одобрение, стоит начинать дозваниваться нужному человеку. Будем именовать его «Руководитель организации Б».

2. Можно звонить напрямую будущему собеседнику своего руководителя (например, на мобильный), а можно сначала попасть на его секретаря и попросить соединить с шефом. В этих случаях текст секретаря – инициатора звонка будет разным.

Пример 12

Если секретарь звонит напрямую руководителю организации Б

 

Пример 13

Если секретарь звонит в организацию Б

 

Но дозвонившись до секретаря организации Б, вместо его ответа «соединяю» можно услышать несколько иное, например, что ее руководитель занят. Тогда вежливый диалог секретарей будет идти иначе, например, так:

Пример 14

Если секретарь звонит в организацию Б

 

* * *

Разговаривать по телефону – это искусство. Методика телефонного боя помогает зарекомендовать себя профессионалом. Специалист демонстрирует свои деловые качества. А секретарь – корпоративную культуру всей организации.

Зачастую по телефону разговаривают совершенно незнакомые люди, поэтому влияние телефонного разговора на формирование первого впечатления о человеке или компании трудно переоценить. Быть вежливым и внимательным, не поддаваться на провокации необходимо при любом общении, в т.ч. телефонном. С вежливыми людьми всегда приятно разговаривать и иметь дело. Деловитость, краткость, точность, уважительность, благодарность – элементарнейшие правила общения.

И помните: у вас есть только 7 секунд, чтобы расположить к себе собеседника, за это время он «считает» с вас до 120 параметров, а секунды за 4 выберет манеру общения с вами.

Звонки в общественных местах или на совещании

Совещание и деловая встреча – это время, когда по правилам надо воздерживаться от звонков. Живой голос является приоритетным

Переговоры, которые отвлекают внимание присутствующих, недопустимы

Ответить на звонок на деловой встрече или совещании значит показать собеседнику, что вы не цените его и проведенное с ним время, что позвонивший человек важнее.

Бывают и уважительные причины, например болезнь родственника, крупный контракт. Правила общения по телефону предполагают, что присутствующих необходимо поставить в известность перед встречей или собранием, согласовать с ними поступление звонка. Разговор следует провести очень быстро (не более 30 секунд), по возможности в другом кабинете.

Человек, говорящий по телефону во время частной встречи, в ресторане, на собрании выглядит некультурно и глупо.

10 рекомендаций телефонного этикета

1. Вести переговоры быстро и энергично. Четко и внятно излагая аргументы, отвечая на вопросы без продолжительных пауз и неопределенных фраз.
2. Пауза может длиться в виде исключения не более одной минуты, если специалист занимается поиском документа. Когда собеседник ждет дольше, он имеет полное право положить трубку.
3. Вежливость обязательна для звонков. Ругань и крики в любом случае относятся к нарушению этики общения по телефону.
4. При телефонных переговорах не рекомендуется употреблять жаргон, разговорную и ненормативную лексику. Не желательно использовать и терминологию, которая может быть непонятна собеседнику.
5. Нельзя прикрывать трубку или микрофон рукой, общаясь с коллегами, так как собеседник, вероятно, услышит этот разговор.
6. Заставлять ждать гостя, посетителя, когда вы говорите по телефону – это нарушение делового этикета. В таком случае надо извиниться, озвучить причину и назначить время нового звонка.
7. При сбое связи, когда оборвался разговор, заново набирает номер тот, кто звонил. При переговорах представителя компании с клиентом, заказчиком или партнером, представитель перезванивает заново.
8. Завершая переговоры, стоит еще раз озвучить совместные соглашения и договоренности.
9. Заканчивает беседу и прощается первым, тот, кто позвонил, или старший по должности, по возрасту.
10. Искренние слова благодарности незаменимы при завершении разговора. На прощание можно сориентировать собеседника на сотрудничество: «Увидимся завтра» или «Созвонимся в…».

Скрипт телефонного интервью

Здравствуйте, я ______, и я получил ваш отклик на должность _____.  

Я хотел бы провести краткое телефонное интервью, которое будет длиться от 15 до 30 минут относительно вашей квалификации и заинтересованности в должности. 

Вам удобно сейчас или лучше назначить другое время для беседы?

1. Почему вас интересует эта должность и работа в нашей компании?  
2. Пожалуйста, опишите ваши обязанности на предыдущем месте работы? Как ваш опыт подготовил вас к этой должности?  
3. Опишите, пожалуйста, работаете ли вы в команде или выполняете большую часть обязанностей самостоятельно. 
4. Какие новые процессы / инструменты вам нужно было изучить для прошлой должности и как вы учили их?
5. Пожалуйста, опишите компьютерное оборудование и программное обеспечение, которое вы регулярно используете.
6. Какой уровень зарплаты вас устроит? 

Спасибо, что уделили время. Вы можете связаться со мной по номеру _________. Не стесняйтесь задавать любые вопросы. 

Наш следующий шаг — завершить телефонные интервью и определить, кого пригласить на собеседование. Мы обязательно сообщим о своем решении.

Телефон усугубляет недостатки речи

В разговоре старайтесь не допускать выражений вроде «идет», «добро», «лады», «пока» и т.п. В телефонном разговоре также лучше не употреблять специфические, профессиональные выражения, которые могут быть непонятны собеседнику.

Надо помнить, что телефон усугубляет недостатки речи, быстрое или замедленное произношение слов затрудняет восприятие. Особенно следите за произношением чисел, имен собственных, согласных букв. Если в разговоре встречаются названия городов, поселков, имена собственные, фамилии и т.п., которые плохо воспринимаются на слух, их нужно произносить по слогам или даже передавать по буквам.

Пример 5

Допустим, вам нужно продиктовать название модели прибора «АХТ204.5». Чтобы не произносить отдельные буквы, которые могут быть неправильно услышаны по телефону (например, «т» похожа по звучанию на «д»), можно после произнесения буквы подкреплять ее общеизвестным именем, которое начинается на эту букву. Тогда диктовать название модели можно следующим образом:

«Сначала идут 3 заглавные буквы: А – Алексей, Х – Харитон и Т –Тимофей. Потом без пробела сразу цифры: 2, 0 и 4. Потом точка и цифра 5».

После этого для проверки попросите собеседника произнести, что он записал.

Аналогичным образом можно диктовать что угодно, в т.ч. адрес электронной почты. Для особо важных и сложных текстовых конструкций, если вы общаетесь по мобильному телефону, уместно предложить прислать название (или адрес) SMS-кой. Это точно избавит от ошибок и будет удобно вашему собеседнику.

7 секретов успешных звонков

Правила разговора по телефону с клиентами предполагают, что результативные переговоры укладываются в 3-4 минуты.
Поза и интонация так же важны, как и информация, переданная во время беседы.
Как говорит собеседник? Быстро или медленно. Успешные менеджеры умеют подстраиваться под темп речи клиента.
Односложные «да», «нет» предпочтительнее поменять на развернутые ответы. Например, клиент интересуется, будете ли вы в пятницу, стоит не только ответить «да», но и сообщить режим работы.
Если разговор затянулся, то вместо извинений лучше поблагодарить собеседника

Извиняющийся тон правила разговора по телефону с клиентами не допускают.
Пометки и записи во время телефонных переговоров в блокноте помогут восстановить ход важного разговора. Деловой человек не будет использовать для этого клочки бумаги или листки календаря.
Особенностью телефона, является то, что он усиливает речевые недостатки

За своей дикцией и произношением нужно внимательно следить. Совершенствовать технику переговоров поможет запись на диктофон и прослушивание своих разговоров с клиентами.

И снова он звонит

Итак, первое телефонное общение прошло успешно. Возможно уже было первое свидание, но при этом телефонные беседы никто не отменял. Рано, девушки расслабляться.

Чтобы мы, мужчины, не потеряли к вам интерес нужно постоянно с нами флиртовать, даже по телефону

Однако есть несколько нюансов, на которые я бы советовал обратить внимание. Ведь общение с парнем не должно заканчиваться на первом же свидании?

Примеры интересных вопросов находятся по этой ссылке.

Излучайте доброту

Важные моменты, которые мужчина чувствует в процессе разговора:

• Нет настроения — не звоните парню. Это передается даже на расстоянии.
• Но если человек вам приятен, то настроение должно само улучшиться в процессе разговора.
• Будьте вежливы и доброжелательны.
• Говорите с улыбкой. Мы такой настрой улавливаем, как бы это сказать, фибрами своей мужской, но такой чувствительной души.

Следите за интонацией

Мучительные ожидания звонка от понравившегося мужчины наконец-то вознаграждены. На дисплее телефона высвечивается его имя и ты дрожащими руками берешь аппарат. Не нужно так волноваться. Так между собеседниками возникает не нужное напряжение.

Психологи советуют, чтобы справиться с волнением нужно понизить тембр голоса и все будет хорошо.

Позвольте мужчине вставить словечко

Девушки, вы не поверите, но нам тоже есть что сказать. Поэтому:

• делайте в разговоре паузы, не тарахтите без умолку,
• но бывает и иначе — пауза затягивается, тогда берите инициативу на себя и затроньте интересную тему.

Не знаете с чего начать, тогда поделитесь впечатлениями о концерте или фильме. Главное услышать любимый голос и знать, что у мужчины все хорошо и он скучает.

Называй меня по имени

Как приятно, когда девушка упоминает мое имя в разговоре. Называет меня ласково — Юрой, Юрием, Юрочкой. Это к примеру. Но, чтобы имя не утратило своей привлекательности, она не употребляет его через каждое слово.

Телефонный этикет

Девушки, запомните, начинает и заканчивает телефонный разговор один и тот же человек. Но бывают случаи, когда что-то и кто-то мешает общаться или есть какие-то дела. В таком случае извинитесь и попросите парня перезвонить.

Если мужчина вынужден прервать разговор и просит разрешения перезвонит не нужно размышлять на тему, когда это будет вам удобно. Просто согласитесь и укажите время, когда вам будет удобно услышать молодого человека.

Контроль речи:

• Девушки, учитесь говорить грамотно.
• Не используйте жаргонные и матерные словечки. Никогда! Запомните, никогда.
• Также следите за ходом своей мысли. Не нужно скакать как блоха по темам. За ходом такой мысли не уследить даже вундеркинду. И сказу возникает вопрос, а нужно ли это делать. Слушать такую девушку просто не интересно и скучно.

И чтобы мне хотелось сказать в заключение. Телефонные разговоры хороши для общения, но не годятся для выяснения отношений. Если вам были хоть чуть важны отношения и парень, не разрывайте с ним отношения по телефону. Проявите немного уважения к этому несчастному.

Да он мерзавец. И он должен лично увидеть какое «сокровище» теряет. Поэтому я бы посоветовал сделать красивую укладку и макияж, одеть лучшее платье и прийти на встречу. Пусть у парня отпадет челюсть от такой красоты и он еще не раз пожалеет о содеянном.

Но это так небольшое отступление. Общайтесь и встречайтесь дорогие мои, и пусть у вас все будет хорошо.

Табу, или Каких выражений следует избегать?

Нежелательное выражение
Правила общения по телефону
«Нет»
Это слово, особенно в начале предложения, «напрягает» собеседника, усложняет взаимопонимание. Несогласие желательно выражать корректно. Например, «Мы пойдем вам навстречу и заменим продукт, но вернуть деньги уже невозможно».
«Мы не можем»
Отказать клиенту сходу – значит отправить его к конкурентам

Выход: предложить альтернативу и обратить внимание в первую очередь на то, что возможно.
«Перезвоните», «Никого нет», «Все на обеде»
Потенциальный клиент больше не позвонит, а выберет услуги другой фирмы. Поэтому надо помочь ему решить проблему или договориться о встрече, пригласить в офис и т.д.
«Вы должны»
Следует избегать этих слов, используя более мягкие формулировки: «Лучше всего сделать…», «Для вас имеет смысл…»
«Я не знаю», «Я за это не отвечаю», «Это не моя ошибка»
Подрывает репутацию специалиста и организации

При недостатке информации лучше ответить: «Интересный вопрос. Можно я уточню это для вас?»
«Одну секунду подождите, я посмотрю (найду)»
Обман клиента, так как за секунду невозможно сделать дело. Стоит сказать правду: «Поиск необходимой информации потребует 2-3 минуты. Сможете ли вы подождать?»
«Я вас отвлекаю?» или «Можно вас отвлечь?»
Фразы вызывают негатив и усложняют общение. Данные вопросы ставят позвонившего человека в неловкую позицию. Предпочтительный вариант: «У вас есть минута?» или «Вы сейчас можете говорить?»
Вопросы «С кем я сейчас говорю?», «Что вам нужно?»
Фразы недопустимы, поскольку превращают переговоры в допрос и нарушают правила общения по телефону.
Вопрос «Почему…»
Собеседник может подумать, что вы ему не доверяете.

Правила хорошего тона при телефонном разговоре

Первое правило этикета – это правильное приветствие собеседника. В этом случае лучше говорить Добрый день, чем Здравствуйте, так как второе приветствие трудно воспринимается на слух. Также можно выделить ещё целый ряд правил.

Во время разговора под рукой должен быть лист бумаги и карандаш, чтобы при случае быстро записать информацию.
Разговаривая по телефону, не стоит одновременно пить кофе или принимать есть. Ваш собеседник может подумать, что вы весьма легкомысленно относитесь к разговору.
Будьте вежливы. В любом случае нужно оставаться вежливым. Недопустимы крики и оскорбления собеседника.
Если во время телефонного разговора кто-то пришёл домой или в офис, необходимо сразу завершить беседу, назвав причину собеседнику. Надо обязательно договориться о повторном звонке и не забыть выполнить обещание перезвонить.
Если звонок прервался, то перезванивает инициатор звонка
Если беседу вёл сотрудник компании и клиент, то перезвонить должен представитель фирмы.
Прежде всего, собеседник обращает внимание на голос. Он должен быть спокойным, не стоит сразу заваливать человека потоком информации, вначале его нужно настроить на беседу
Передавать информацию лучше короткими фразами, чтобы каждое предложение содержало определённую мысль. Переигрывать не нужно, голос должен быть естественным, так как фальшь сразу слышна. Во время разговора во рту не должно быть сигарет, жвачек или леденцов

Речь должна быть грамотная и чёткая.
Важно внимательно слушать собеседника и поддерживать его речь фразами Да и Понятно. Иногда следует отвечать вопросом на вопрос, активно подталкивая человека к личной встрече.
По результатам разговора рекомендуется делать небольшие записи в ежедневнике

О чём шла речь, и какие результаты достигнуты.
Во время разговора нужно внимательно следить за своей интонацией. Она должна передавать собеседнику ваш позитивный настрой и энтузиазм.
Во время разговора не стоит разваливаться в кресле или на диване. В такой позе голос у человека становится вальяжный и абонент может представить, что вам этот разговор вовсе неинтересен.
Важно правильно подобрать темп речи, ориентируясь на человека на том конце провода. В любом случае, не стоит забрасывать собеседника информацией, надо дать ему время всё тщательно обдумать.
Если деловые переговоры ведутся часто, то рекомендуется сделать запись и проанализировать свой голос. Тембр должен быть приятным и располагать к беседе.
Телефонные переговоры не должны быть дольше 5 минут. Если разговор долгий, то лучше договориться о личной встрече. При звонке нужно сразу уточнить у человека, удобно ли ему разговаривать, если нет, то нужно извиниться и спросить, когда можно перезвонить.
Если звонков много и на них нет возможности отвечать, лучше поручить отвечать секретарю или вовсе отключить телефон. Если нужно сделать звонок при посетителе, то нужно извиниться и не затягивать беседу.
Не стоит вести переговоры в шумных местах. Фоновый шум очень мешает правильно воспринимать информацию.
По этикету заканчивает разговор инициатор звонка. Если речь идёт о беседе сотрудника и руководителя, то заканчивает беседу последний. Попрощаться первой может и женщина. Важно корректно завершить разговор, чтобы оставить хорошее впечатление.
При звонке назойливого собеседника можно не тратить на него время и завершить разговор, сообщив ему, что вы не можете сейчас продолжить беседу.

Соблюдение этих простых правил поможет расположить к себе людей и сделать телефонный разговор приятным и результативным.

Правильно организованный разговор по телефону помогает быстро достичь цели и избежать неприятных последствий.

Десять заключительных советов, касающихся общения по телефону

1. Деловой звонок обязательно начинайте с приветствия: доброе утро, добрый день и т.д.

Это не только проявление вежливости, так вы даете собеседнику время сообразить, кто вы, и сосредоточиться на возможной цели вашего звонка.

2. Тщательно выбирайте время для деловых звонков. Самые неудачные часы — рано утром или поздно вечером.

3. При помощи метода ВИЖД убедитесь, что вас слушают.

В

И

Ж

Д

4. Обязательно называйте собеседника по имени.

5. Улыбайтесь во время телефонного разговора.

6. Обязательно делайте «благодарственные» звонки в тех случаях, когда вам оказали какую-либо услугу.

7. Постарайтесь представить себе образ мыслей собеседника.

• Не пытайтесь выполнить объективный анализ на основе голоса собеседника. Для левого полушария мозга, отвечающего за логику, в этой ситуации слишком много неизвестных величин. Вместо этого прислушайтесь к интуитивному правому полушарию. Расслабьтесь, слушая собеседника, и позвольте впечатлениям и ощущениям сформироваться в вашем мозгу. Такие естественные впечатления могут оказаться удивительно точными.
• Высокий темп речи (в том случае, если содержание вполне осмысленно) указывает на интеллект выше среднего.
• Колебания, заикание и паузы часто выдают волнение или нерешительность.
• В зависимости от содержания подчеркивание определенных фраз может указывать на соответствующие подсознательные симпатии и антипатии.
• По стилю собеседника попытайтесь определить, с каким типом личности вы беседуете: с «руководителем», «матерью», «механиком» или «мотиватором».

8. Поощряйте сотрудничество при помощи фразы: «Вы согласны?».

• Вызвать позитивную реакцию собеседника на ваше сообщение.
• Вовлечь его в разговор в любой момент, когда вам требуется обратная связь относительно того, как воспринимаются ваши идеи, или когда вы хотите подчеркнуть ключевые моменты своего сообщения.
• Слегка подтолкнуть его к принятию вашей точки зрения, ответив на ваш вопрос положительно. Такой ответ наиболее вероятен, поскольку люди склонны выбирать самый легкий путь. Только очень упрямый человек способен отрицательно ответить на такой дружелюбный вопрос. И чем больше утвердительных ответов вы услышите во время беседы, тем выше шансы, что ваши предложения будут приняты.
• Добиться согласия в завершающей стадии разговора. Если вы уже использовали эту фазу несколько раз, ее повторение увеличит вероятность того, что более серьезная просьба тоже будет выполнена.

9. Никогда не отвечайте на телефонный звонок, когда вы едите, пьете или разговариваете с кем-то другим.

10. Обязательно прощайтесь с собеседником.

технику ВТЗ (вежливость-твердость-законченность)

1. Будьте вежливы. Если вы имеете дело с незнакомым человеком, включите его имя в свое последнее предложение. Если вы хотите, чтобы собеседник запомнил те или иные факты, повторите их сразу же после прощания.
2. Будьте твердыми. Не позволяйте вовлечь себя в не имеющую отношения к делу дискуссию. Если вам трудно это сделать, для подстраховки имейте под рукой несколько благовидных предлогов, например: «Прошу прощения, меня зовут к другому телефону». Обычно — если ваш тон доброжелателен — собеседник понимает намек, что пора прощаться.
3. Заканчивайте разговор.Только обязательно позвольте собеседнику первым повесить трубку. Если это сделаете вы, то разговор закончится на психологически не очень дружественной ноте.

David Lewis. How To Get Your Message Across, 1996

Ссылки по теме:

• Как научиться уверенно общаться по телефону
• Телефонный маркетинг (продажи по телефону)
• Деловые переговоры по телефону

Подготовка к предстоящей беседе

Перед серьезным телефонным звонком следует тщательно к нему подготовиться следующим образом:

1. Настроиться морально.
2. Сформулировать, а лучше записать цель, план и основные вопросы предстоящего разговора на бумаге, которая будет всегда лежать перед вами в ходе переговоров.
3. Обязательно подготовить все материалы, которые могут пригодиться в течение телефонных переговоров.
4. Нужно отстраниться от негатива и личных проблем еще до начала разговора, поскольку голос способен выдать агрессивный настрой, который клиент зачастую принимает на свой счет.
5. Время для переговоров необходимо подбирать так, чтобы оно было удобным и для вас, и для собеседника. Если намечается звонок деловому партнеру, постарайтесь заранее обговорить с ним удобное для него время.

Действия перед совершением звонка

К важным разговорам следует подготовиться заранее. Чтобы не упустить какой-то момент и не перезванивать по этому же поводу (что создает негативное впечатление), нужно составить перечень вопросов для обсуждения.

Приготовьте блокнот и карандаш на случай, если потребуется что-либо записать.

На домашний телефон не принято звонить по деловым вопросам. При необходимости следует предварительно выяснить, удобно ли это.

По возможности следует поинтересоваться, в какое время лучше позвонить на домашний или мобильный телефон. Нелишним будет упомянуть, когда это будет удобно для вас.

Иногда вместо телефонного звонка лучше написать СМС или оставить речевое сообщение на автоответчик.

Телефонный разговор: правила этикета и основные ошибки

Проблемы с дикцией или небрежное произношениенедопустимы для делового телефонного этикета. Здесь должна присутствовать только грамотная, разборчивая и неспешная речь.

Наличие постороннего шумаотвлекает и напрягает, заставляя прислушиваться к каждому слову. Это очень мешает конструктивному диалогу. Собеседник может подумать, что вам неинтересен данный разговор, и ни о какой конфиденциальности не может быть и речи. Ни к чему имитировать бурную деятельность. Уважительное и внимательное отношение к телефонному собеседнику, подчеркиваемое правилами телефонного этикета, приведут к гораздо большему результату.

Сильная эмоциональностьможет вас дискредитировать и быть не правильно понятой вашим собеседником. Доброжелательная улыбка и легкий энтузиазм быстрее к вам расположат. Правила телефонного этикета подсказывают, что необходимо постоянно проявлять участие в разговоре, показывая, что вам интересна тема беседы словами: «да», «понимаю», «отлично» и т. д. Если что-то не расслышали, не стесняйтесь переспросить: «Я все верно понял?», и добавить слова собеседника. Помните, что успешный человек, знающий правила телефонного этикета, разговаривает спокойно с искренним желанием помочь.

Отсутствие плана

Приучите себя заранее готовиться к важному разговору и продумывать планируемые к обсуждению вопросы. Мысленно выстройте последовательность обсуждения. Рекомендуем предположить аргументы и вопросы собеседника

Это поможет подобрать оптимальные ответы

Рекомендуем предположить аргументы и вопросы собеседника. Это поможет подобрать оптимальные ответы.

Неправильный выбор времени для звонкасделает разговор пустым. Правила телефонного этикета рекомендуют выбирать такое время для своего звонка, которое удобно и вам, и вашему собеседнику. В начале разговора обязательно следует уточнить, удобно ли разговаривать вашему собеседнику, даже если время звонка оговаривалось заранее. Не забудьте поинтересоваться хорошо ли вас слышно, чтобы не было упущено ни минуты беседы.

Посторонние действия во время разговора также отвлекают. Кроме того, они могут быть неприятны вашему собеседнику. Правила телефонного этикета не рекомендуют во время разговора курить, есть, пить или жевать резинку. Такая невежливость понятна собеседнику и стирает все детали разговора, снижая его результативность до минимума.

Отсутствие под рукой бумаги и ручкиможет прервать разговор на их подготовку.

Отсутствие необходимых материалов

Готовясь к важному разговору, старайтесь заранее продумать всю необходимую информацию. Правила телефонного этикета рекомендуют записать, к примеру, номер документа, дату его подписания или какую-либо еще точную информацию, чтобы не теряться в догадках во время беседы

Однако нельзя перечислять вслух статистические данные, цифры, записи в документах, которые собеседник не видит в этот момент. Отправьте заранее вопросы по электронной почте. Он сможет подготовить более точные данные, что значительно улучшит результат беседы.

Слишком длинный разговор утомляет, что снижает его результативность. Правилами телефонного этикета предусмотрено отводить разговору до 5 минут.

Неумение слушать. Не превращайте диалог в монолог и не перебивайте. Одно из правил телефонного этикета гласит, что хорош тот собеседник, который умеет слушать. Старайтесь давать возможность высказаться.

Фальшивая речь. Это наиболее частая ошибка молодых сотрудников, обзванивающих будущих клиентов. Правила телефонного этикета подчеркивают, что слишком восторженная или задушевная интонация при деловой беседе вызывает недоумение собеседника. Тон должен быть спокойным и приветливым. Улыбаясь по ходу разговора, вы делаете интонацию более теплой и дружелюбной.

Искренне надеемся, что вы нашли в статье полезные идеи для своего бизнеса. Попробуйте применить их на практике и напишите нам о результатах. Также будем рады вашим вопросам, комментариям и пожеланиям.

С нами можно связаться:

• E-mail:
• Телефон: +7 (495) 792-99-62
• Форма обратной связи

До новых встреч!

Активное слушание

Это не только показатель уважения, но и способ не пропустить важные моменты разговора

Общение по телефону чаще всего нормированное ввиду различных фактов, поэтому важно внимательно слушать собеседника, чтобы потом не показывать себя рассеянным слушателем

Основные ошибки и нарушения

По телефону иногда трудно узнать голос. Заставлять (даже в шутку) угадывать, кто позвонил, — признак невоспитанности.

Проявление дурного тона — во время разговора что-то жевать, пить или курить. Это неприятно собеседнику, отвлекает от темы беседы.

Неприлично вести переговоры, развалившись в кресле или положив ноги на стол. Собеседник услышит изменение тембра голоса и может принять это как признак неуважения.

Недопустимо передавать слова, услышанные по телефону, рядом сидящему человеку (даже прикрывая трубку рукой).

Небрежное обращение с телефоном (если трубка падает) может испугать собеседника.

Неприлично чихать или кашлять в трубку. Постарайтесь извиниться, положить телефон на стол, а затем прокашляться.

Большим недостатком в телефонном общении считается равнодушие и незаинтересованность.

Когда звонит клиент…

Дозвонившийся клиент может и не назвать себя, сразу начав излагать свою проблему. Поэтому необходимо тактично спросить: «Простите, а как вас зовут?», «Из какой вы организации?», «Будьте любезны подскажите номер телефона?»

Правила общения по телефону с клиентами связаны с тем, что передавать стоит только точные сведения, если располагаете необходимыми данными. Клиент, не дождавшийся внятного ответа, больше не обратится в вашу организацию.

Иногда приходится иметь дело с разгневанным или нервным клиентом. Его жалобу лучше выслушать и не перебивать. Он будет способен к конструктивному диалогу, только когда выговорится. Услышав оскорбление надо положить трубку.